Cutii de carton pentru arhivă: cum să păstrați corect documentele

O cutie obișnuită de la marfă pare o soluție gratuită — exact până în momentul în care arhiva trece de zece cutii. Mai departe încep incomoditățile pe care cutia de arhivă nu le are prin construcție.

• Capacul. Cutia obișnuită nu are capac: deasupra se pune un carton sau se lipește cu bandă adezivă, iar fiecare acces la hârtii se transformă în desfacere. La cea de arhivă capacul este rabatabil și dintr-o bucată cu corpul — ai deschis, ai luat, ai închis.
• Mânerele. O cutie umplută cu hârtie până sus cântărește destul. Mânerele decupate de pe ambele laturi permit ridicarea ei de pe raft de către o singură persoană, fără a cuprinde toată cutia.
• Câmpul pentru notare. Pe peretele frontal este tipărit un chenar cu linii: anul, departamentul, conținutul. Markerul pe carton se citește ani la rând și nu se dezlipește, ca o etichetă.
• Dimensiunea identică. Cutiile aceluiași model se așază uniform una peste alta și în rând — raftul se ocupă fără goluri, iar arhiva nu se transformă într-un morman de lăzi de mărimi diferite.

Bibliorafturile de format A4 intră în ea vertical — într-o cutie încap circa cinci-șase dosare standard. În afară de ele, în arhivă ajung de obicei:

• contabilitatea pentru anul închis — facturi, conturi, acte;
• contractele cu anexe și acorduri adiționale;
• dosarele de personal și ordinele;
• documentația tehnică și de proiect;
• arhivele personale — scrisori, diplome, fotografii, acte pentru locuință.

Termenele de păstrare pentru fiecare tip de document sunt stabilite de lege și de regulamentele interne ale companiei — verificați-le cu contabilul înainte de a arunca ceva.

1. 1Sortați hârtiile pe ani și tipuri înainte de a vă apuca de cutii. Sortarea în interiorul unei cutii deja umplute este cea mai frecventă pierdere de timp.
2. 2Asamblați cutia și lipiți fundul cu bandă adezivă în două treceri: fundul preia toată greutatea.
3. 3Așezați dosarele cu cotorul în sus — inscripțiile se vor citi imediat ce deschideți capacul.
4. 4Nu umpleți până sus: lăsați câțiva centimetri, altfel capacul nu se așază și cutiile nu se pun una peste alta.
5. 5Notați peretele frontal — anul, departamentul, conținutul. Anume frontul, nu latura și nu capacul: pe raft se vede doar el.
6. 6Faceți o listă simplă «numărul cutiei → ce este înăuntru». O foaie pe raft economisește ore atunci când, peste un an, veți avea nevoie de un singur contract.

Notarea este singurul lucru care deosebește o arhivă de o grămadă. Regula este simplă: pe chenar se scrie ceea ce veți căuta, nu ceea ce se află înăuntru din punct de vedere formal.

• Anul sau intervalul de ani — mare și în primul rând. După an se caută cel mai des.
• Departamentul sau direcția — contabilitate, personal, contracte, un proiect concret.
• Intervalul conținutului — «Contracte A–K», «Facturi, ianuarie–iunie». Astfel se vede unde să căutați fără a deschide capacul.
• Numărul cutiei — mare, în colțul chenarului. După număr se caută în listă, iar asta e mai rapid decât citirea descrierii.

Ce nu merită scris — «diverse» și «altele». Peste un an exact această cutie va fi desfăcută prima și se va dovedi că nu este cea căutată.

Hârtia se teme de trei lucruri: umezeală, soare direct și variații de temperatură. Cartonul — de aceleași. De aceea locul pentru arhivă contează nu mai puțin decât cutiile în sine.

• Nu puneți cutiile direct pe podea. La o scurgere sau la spălarea podelei rândul de jos se udă primul — ridicați-l pe un palet, pe un raft sau pe o simplă scândură.
• Țineți arhiva departe de calorifere și de pereții exteriori, unde iarna se adună condens.
• În subsol și pe balconul neîncălzit cartonul se umezește și își pierde rezistența. Dacă nu există alt loc, înfășurați rândul de jos cu folie stretch.
• Un teanc mai înalt de patru-cinci cutii este incomod: cea de jos se turtește, iar ca să o scoateți pe cea necesară trebuie să desfaceți tot turnul.

Cartonul lucrează excelent cu hârtia, dar nu cu orice. Câteva lucruri este mai bine să le țineți altfel.

• Documentele de care aveți nevoie în fiecare săptămână. Locul lor este în dulap, la îndemână — arhiva este pentru ce este închis și verificat.
• Filmul foto, pozele vechi și hârtia subțire. Puneți-le în folii sau înfășurați-le, altfel se vor lipi și se vor îngălbeni mai repede decât restul.
• Metalul greu, uneltele, borcanele. Fundul de carton nu se rupe de la greutate ca atare, ci de la sarcina concentrată într-un singur punct.
• Orice este umed. O singură mapă umedă va strica și cutia ei, și pe cele din jur.

• Cutie de arhivă — capac rabatabil, mânere decupate, câmp pentru notare. 70 lei bucata.
• Bandă adezivă — pentru lipirea fundului. Un rulou ajunge pentru aproximativ 30 de cutii.
• Marker permanent — pentru notarea chenarului. Pixul nu scrie pe cartonul ondulat.
• Folie cu bule — dacă în arhivă ajung ștampile, distincții sau documente în rame cu sticlă.

La CUTII.MD cutia de arhivă costă 70 lei bucata. Livrare în Chișinău în ziua comenzii, ridicare de la depozit pe str. Igor Vieru 20. Birourilor, firmelor de contabilitate și companiilor care au nevoie de o partidă întreagă le calculăm preț angro — sunați și spuneți cantitatea.